Informativa privacy

Il titolare del trattamento è [DA COMPLETARE: denominazione dell’ente o della società, forma giuridica, sede legale, partita IVA o codice fiscale].

Per qualsiasi domanda su questa informativa, o per esercitare i diritti descritti più avanti, l’indirizzo è [DA COMPLETARE: indirizzo email di contatto, ed eventuale PEC].

[DA COMPLETARE: responsabile della protezione dei dati (DPO): indicare nome e contatti se è stato nominato, altrimenti togliere questa riga]

Raccogliamo quello che serve a farti sedere a tavola e nient’altro. Il modulo di prenotazione è configurabile dall’organizzazione: se un campo non compare (il telefono, le note, i nomi dei partecipanti) quel dato non ci arriva affatto.

Nome, cognome e indirizzo email. Il numero di cellulare quando l’organizzazione lo richiede, per poterti raggiungere in fretta se cambia qualcosa la sera dell’evento. Le note che scrivi tu, se il campo è attivo, e le risposte alle eventuali domande aggiuntive impostate per l’evento.

Per ogni partecipante: nome e cognome quando sono richiesti, che servono a scrivere il biglietto e il segnaposto; gli allergeni scelti dalla lista dell’evento, le intolleranze che descrivi tu e le risposte alle eventuali domande aggiuntive. Allergeni e intolleranze hanno una sezione tutta loro, qui sotto.

Chi prenota inserisce i dati di tutte le persone che porta con sé, bambini compresi: l’evento ha un menù e un tavolo dedicati a loro. Chi compila il modulo si assume la responsabilità di poter fornire quei dati e di aver informato le persone interessate.

Quali biglietti hai scelto e a che prezzo, l’importo totale, il codice di sei caratteri della prenotazione, il momento in cui l’hai fatta e il suo stato (in attesa di pagamento, pagata, annullata, scaduta). Se annulli, restano il momento dell’annullamento e il riferimento del rimborso.

I dati della carta non li vediamo mai. La pagina in cui si inseriscono è di Stripe, sul suo dominio: il numero della carta non passa da questo sito e qui non viene salvato.

Prima di bloccare i posti ti mandiamo un codice di sei cifre, per essere sicuri che l’indirizzo sia davvero il tuo e che la conferma e i biglietti arrivino a qualcuno. Nel database restano l’indirizzo, l’impronta del codice (non il codice, che vive solo nella mail), il numero di tentativi e la scadenza. Il codice vale dieci minuti.

Se i posti sono esauriti e ti iscrivi alla lista: nome, cognome, email, telefono, quanti posti e di che tipo stai chiedendo, le eventuali note e la tua posizione in coda. Quando si libera un posto, l’offerta parte in automatico verso la prima persona in lista che ci entra.

Dopo l’assegnazione, a ogni partecipante corrispondono un tavolo e un posto. Sul biglietto c’è un QR: non contiene i tuoi dati, è solo un codice firmato che rimanda alla riga giusta del nostro database. All’ingresso lo staff lo scansiona e resta registrata l’ora dell’arrivo.

Quando chiedi un codice di verifica, recuperi una prenotazione o cerchi un codice di gruppo, il tuo indirizzo IP finisce in un contatore che limita quante volte la stessa operazione si può ripetere in un quarto d’ora. Serve a impedire che qualcuno svuoti la sala con richieste automatiche o inondi di mail una casella non sua. Il contatore non è legato al tuo nome né alla tua prenotazione.

Le operazioni che contano (una prenotazione creata, un pagamento incassato, un annullamento, un rimborso, i posti pubblicati, un accesso dello staff) vengono registrate con il momento in cui sono avvenute e chi le ha fatte: tu, una persona dello staff o un’operazione automatica. Serve a ricostruire cosa è successo se un pagamento o un posto finiscono in discussione.

Sono informazioni sulla tua salute e il Regolamento europeo le tratta come una categoria particolare (art. 9 GDPR). Le chiediamo per una ragione sola: la cucina deve sapere cosa non può servirti. È una cena a tavolata unica, i piatti escono insieme e la verifica al momento non è possibile.

Concretamente, quello che scrivi qui:

• compare nella mail di conferma che ricevi tu, così puoi controllare che sia giusto;
• è visibile alle persone dell’organizzazione che hanno accesso all’area riservata;
• finisce nei fogli di sala e nell’elenco che consegniamo alla cucina, accanto al nome e al posto della persona;
• non viene comunicato a Stripe e non compare in nessun altro luogo.

Se lasci vuoti quei campi la prenotazione si completa lo stesso: nessuno è obbligato a dichiarare qualcosa sulla propria salute. In quel caso la cucina non potrà tenerne conto.

[DA COMPLETARE: base giuridica per allergeni e intolleranze. Oggi il modulo ha una sola spunta, quella di accettazione delle condizioni: se la base scelta è il consenso esplicito (art. 9.2.a GDPR) serve una spunta separata e dedicata a questo dato, ed è una modifica al flusso di prenotazione ancora da decidere]

[DA COMPLETARE: per quanto restano allergeni e intolleranze. Di norma non servono oltre la sera dell’evento: indicare il termine e chi li cancella]

• Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) per tutto ciò che serve a tenerti il posto, incassare il pagamento, mandarti conferma e biglietti e farti entrare la sera dell’evento. Senza questi dati la prenotazione non si può fare.
• Obbligo legale (art. 6.1.c GDPR) per la documentazione contabile e fiscale dell’incasso. [DA COMPLETARE: chi emette la ricevuta o la fattura, con quali dati e per quanti anni li conserva]
• Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) per i contatori antiabuso e per il giornale delle operazioni: proteggono i posti di chi prenota davvero e permettono di ricostruire cosa è successo a un pagamento.
• Allergeni e intolleranze stanno sotto l’art. 9 GDPR e hanno una regola a parte, descritta nella sezione qui sopra.

Non vendiamo, non cediamo e non affittiamo i tuoi dati a nessuno. Li vede l’organizzazione dell’evento, e passano solo dai fornitori che servono a far funzionare la prenotazione. Sono questi, con il motivo per cui ci sono.

Il database è a Francoforte, le mail passano da infrastruttura europea. Fuori da qui i dati vanno solo ai fornitori elencati sopra, per la parte che a ciascuno serve.

Va detto con chiarezza come stanno le cose oggi: il sistema non cancella nulla da solo. Una prenotazione annullata o scaduta resta nel database con il suo stato, e anche le righe dei contatori antiabuso restano dopo che la finestra di un quarto d’ora è passata. La cancellazione è un’operazione che facciamo a mano.

[DA COMPLETARE: tempi di conservazione, uno per categoria: prenotazioni e partecipanti; allergeni e intolleranze; iscrizioni alla lista d’attesa; coda delle email inviate; contatori antiabuso con l’indirizzo IP; giornale delle operazioni; documenti contabili. Indicare anche chi esegue materialmente la cancellazione, visto che dall’area riservata una prenotazione non si elimina]

• Nessuna statistica, nessun pixel pubblicitario, nessuno strumento di misurazione di terze parti: queste pagine non caricano niente del genere. I cookie sono tre, tutti tecnici, e sono descritti nell’informativa cookie.
• Nessuna newsletter e nessuna promozione: le uniche mail che ricevi riguardano la tua prenotazione.
• Nessuna profilazione. Alcuni passaggi sono automatici: il blocco temporaneo dei posti che scade dopo pochi minuti, l’offerta che parte alla prima persona in lista d’attesa, ma seguono regole fisse, uguali per tutti e scritte in anticipo: non producono nessuna valutazione sulle persone.

Puoi chiedere di accedere ai tuoi dati, di correggerli, di cancellarli, di limitarne l’uso, di opporti al trattamento e di riceverli in un formato leggibile da un altro sistema. Dove il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento: resta valido quello che è stato fatto prima.

Per esercitarli scrivi a [DA COMPLETARE: indirizzo email a cui inviare le richieste]. Rispondiamo entro un mese. Se pensi che qualcosa non vada, puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Diverse cose puoi già farle da solo, senza chiedere niente a nessuno:

• rivedere e controllare la tua prenotazione dal link che trovi nella mail di conferma;
• farti rimandare quel link da Recupera prenotazione, se l’hai perso;
• annullare la prenotazione, entro la scadenza indicata sulla pagina della prenotazione;
• correggere o togliere allergeni e intolleranze scrivendoci prima della sera dell’evento: da quel momento in poi la cucina non ne terrà più conto.

• Il codice di sei cifre della verifica non lo conserviamo: nel database resta solo la sua impronta, che non si può ricalcolare all’indietro.
• I link per gestire la prenotazione e i QR dei biglietti sono firmati: se qualcuno ne cambia anche un solo carattere smettono di funzionare.
• Il codice di sei caratteri della prenotazione non è una password: è fatto per circolare, perché chi cena con te lo usa per aggiungersi al tuo tavolo. Da solo mostra soltanto l’evento, lo stato e quante persone siete. Nomi, contatti, allergeni, importo, posti e biglietti si vedono solo con il link firmato che ricevi per email.
• I cookie tecnici sono HttpOnly: nessuno script della pagina li può leggere.
• All’area riservata entrano solo le persone il cui indirizzo è stato inserito a mano nell’elenco dello staff. Togliere quella riga chiude l’accesso alla richiesta successiva.

Se cambiamo il modo in cui trattiamo i dati aggiorniamo questa pagina e la data qui sotto. Se il cambiamento è importante e hai una prenotazione attiva, te lo scriviamo per email.